SECRETAIRE ADMINISTRATIF AU SEIN D'UN ETABLISSEMENT SCOLAIRE (F/H)
Provence-Alpes-Côte d'Azur
CDD
Administration / Secrétariat / Services Généraux
Secrétaire / Assistant (e) de Direction
Débutant
BEP / CAP
A partir de 1 801 € par mois
Description
L'académie d'Aix-Marseille recrute des personnels administratifs contractuels en remplacement pour des poste de secrétariat au sein d'un établissement public local d'enseignement (EPLE), en collège et en lycée dans les départements des Bouches-du-Rhône, Alpes-de-Haute-Provence, Hautes-Alpes et Vaucluse. Exemples de postes : * Secrétaire auprès du chef d’établissement Vos activités • Organiser et coordonner le fonctionnement général secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication…). • Assurer le secrétariat du service. • Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d’éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves • Accueil physique, téléphonique • Lecture et gestion de la messagerie électronique • Fournir une information de premier niveau aux personnels enseignants et d’éducation, aux élèves ainsi qu’aux interlocuteurs extérieurs. • Organisation logistique et administrative des conseils d’administration et des conseils de classe. * Secrétaire de scolarité Vos activités : Assister le chef d'établissement/son adjoint Accueillir du public Mettre à jour des bases de données de la scolarité. Assurer les inscriptions. Renseigner et communiquer avec les élèves et les enseignants Collecter les notes pour les saisir dans le logiciel de scolarité Maintenir à jour les informations relatives à la scolarité des élèves * Secrétaire d’un service d'intendance Vos activités : Assurer les tâches administratives et budgétaires liées au secrétariat d’intendance. Assurer l’organisation administrative des instances, commissions, réunions et groupes de travail (secrétariat, préparation, animation, compte-rendu et suivi, classement, archivage), Suivi des commandes et des dépenses de l’établissement. Effectuer les opérations de la régie de recettes (encaissement et suivi du registre) Suivi des dossiers de bourses (de la demande à la mise en paiement) Suivi de la situation des créances et des créances contentieuses Établissement des documents financiers Encadrer et animer une équipe en charge du suivi des dossiers sectoriels (selon l’organisation), Appui administratif : aide dans le pilotage de la maitrise des risques comptables et financiers (préparation des réunions et calendriers, mise à jour des fiches de procédures, etc…) Suivre les contrats passés avec les fournisseurs Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, Élaborer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques), Entretenir des relations avec les partenaires. Correspondances statutaires : B, C Correspondance avec le RIME : • Secrétaire Conditions particulières d'exercice : Diplôme requis : niveau 3 CAP/BEP – niveau 4 Baccalauréat apprécié Les avantages de l’académie d’Aix-Marseille Participation aux frais de transports en commun à hauteur de 75% par mois dans la limite de 99,00€ Participation aux frais de mutuelle à hauteur de 15€ par mois Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
Profils recherchés
Compétences principales : Connaissances • Organisation du système éducatif • Culture internet • Environnement professionnel • Techniques de communication écrite et orale • Techniques du domaine Compétences opérationnelles • Accueillir et prendre des messages • Enregistrer et classer les documents • Rédiger et mettre en forme les documents • Accueillir les populations concernées • Travailler en équipe • Structurer son travail • Savoir planifier et respecter les délais • Utiliser les outils bureautiques • Savoir gérer les aléas • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité Compétences comportementales • Sens de l’organisation • Capacité d’adaptation • Réactivité • Rigueur / Fiabilité • Sens relationnel Conditions particulières d’exercice : • Rattachement possible à plusieurs responsables • Éventuel travail en brigade ou en pôle • Amplitude horaire importante éventuelle Emplois-types de débouchés • Assistant de direction • Assistant administratif • Gestionnaire en ressources humaines Tendances d’évolution : Facteurs clés à moyen terme (à 3 ans) : • Évolution des outils bureautiques • Diversification des fonctions • Tendance à la mutualisation des secrétariats (mise en place de brigade et de pôles) Impacts sur l’emploi-type (qualitatif) : • Actualisation et acquisition des compétences correspondant à ces évolutions • Nécessité d’une plus grande polyvalence